Privacy policy audiencly.com website

1. Data Protection

We take the protection of your personal data very seriously. We treat your personal data confidentially and in accordance with the statutory data protection regulations and this data protection notice.

This data protection notice applies to the processing of personal data by us on ourwebsite ("website") as well as for our web application (hereinafter "web application" or "application"). They explain the nature, purpose and scope of data processing within the framework of theWebsite and the Web Application.

We would like to point out that data transmission on the Internet can have security gaps. Complete protection of data against access by third parties is not possible.

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2. Responsible person and data protection officer

"Controller" means the natural or legal person, public authority, agency, or other body which alone or jointly with others determines the purposes and means of processing personal data.

Data Controller for the Services

Audiencly GmbH

External Data Protection Officer

Prof. Dr. Christian Rauda
  • Specialization: Specialist Attorney for Information Technology Law
  • Firm: GRAEF Attorneys at Law Digital PartG mbB
  • Address: Jungfrauenthal 8, 20149 Hamburg
  • Email: datenschutzbeauftragter@audiencly.com
  • Telephone: +49 211 158 26036

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3. General information on data processing

a) Scope of the Processing of Personal Data

As a matter of principle, we collect and use personal data of our users only to the extent necessary to provide our applications, content, and services.

  • Consent-Based Collection: The collection and use of personal data is generally carried out with the consent of the user.
  • Exceptions: An exception applies when:
    • Obtaining prior consent is not possible for actual reasons.
    • The processing is permitted by legal regulations.

b) Legal Basis for the Processing of Personal Data

The legal basis for processing personal data is determined by the following regulations under the EU General Data Protection Regulation (GDPR):

  1. Consent
    • If consent is obtained, Article 6 (1) (a) of the GDPR serves as the legal basis.
  2. Contractual Obligations
    • For processing necessary to perform a contract or pre-contractual measures, Article 6 (1) (b) of the GDPR applies.
  3. Legal Obligations
    • Processing required for compliance with legal obligations falls under Article 6 (1) (c) of the GDPR.
  4. Vital Interests
    • When processing is necessary to protect vital interests of the data subject or another natural person, Article 6 (1) (d) of the GDPR serves as the legal basis.
  5. Legitimate Interests
    • If processing is necessary to protect a legitimate interest of our company or a third party, and the rights of the data subject do not override this interest, Article 6 (1) (f) of the GDPR applies.

c) Data Deletion and Storage Period

Personal data is handled as follows:

  • Deletion/Blocking Criteria:
    • Data is deleted or blocked as soon as the purpose for storage ceases to apply.
  • Legal Exceptions:
    • Storage may continue if required by European or national legislation in Union regulations, laws, or other provisions.
  • End of Storage Periods:
    • Data is blocked or deleted after the prescribed storage period expires unless further storage is necessary for concluding or performing a contract.

4. Provision of the website and creation of log files

Data Collection During Website Access

Each time our website (including the web application) is accessed, our system automatically collects the following data and information from the user’s computer system:

  • IP address of the user’s computer
  • Date and time of the access
  • File name retrieved and its URL
  • Transmission status (successful or aborted)
  • Amount of data transferred
  • Referring website (the website from which the request originated)
  • Browser, operating system, and interface
  • Language and version of the browser software

Storage and Purpose of Collected Data

  • The collected data is stored in the log files of our system for a limited period of 14 days.
  • Data is collected solely for the analysis of malfunctions and is deleted thereafter.

Legal Basis for Data Processing

  • The legal basis for the temporary storage of data and log files is Article 6 (1) (f) DSGVO.
  • Temporary storage of the IP address is necessary to:
    • Enable delivery of the website to the user's computer.
    • Maintain storage for the duration of the session.

Purpose of Data Storage

The data is stored to:

  1. Ensure website functionality.
  2. Optimize the website.
  3. Guarantee the security of our IT systems.

Note:

  • No data is used for marketing purposes.
  • No conclusions are drawn about individual users.

User Rights and Objections

The collection and storage of data are essential for website operation. Therefore, users cannot object to this processing.

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5. Contact

Ways to Contact Us

You can reach us through:

  • Contact Form
  • Email
  • Telephone
  • Letter

Purpose of Data Collection

When you contact us, the information you provide (including your contact details) will be:

  • Stored solely for the purpose of processing your request.
  • Used to handle any follow-up questions.

Note: Your data will not be shared with third parties.

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Legal Basis for Data Processing

  1. General Inquiries:
    • The legal basis for processing your data is Art. 6 (1) (f) DSGVO.
    • Our legitimate interest in responding to your inquiry outweighs any contrary interest.
  2. Contractual Discussions:
    • If your email aims to conclude a contract, the legal basis for processing is Art. 6 (1) (b) DSGVO.

Data Deletion Policy

Your data will be deleted when it is no longer required for the purpose it was collected.

  • Criteria for Deletion:
    • When the conversation has ended.
    • When it is clear that all relevant facts have been conclusively clarified.

6. Data Processing Outside the European Union

Data Processing in Third Countries

If we process data in a third country (outside of Switzerland, the EU, or the EEA), or if this occurs through third-party services, data disclosures, or transfers, this is done only under specific conditions:

  • To fulfill (pre-)contractual obligations.
  • Based on your consent.
  • Due to a legal obligation.
  • Based on our legitimate interests.

Subject to legal or contractual permissions, data processing in a third country is allowed only if it meets the specific requirements of Art. 44 et seq. GDPR.

Examples of acceptable bases for processing include:

  • Special Guarantees:
    • Official recognition of equivalent data protection levels (e.g., Canada, Japan, Israel).
  • Contractual Obligations:

Intercom

We use the services of INTERCOM, Inc., 55 2nd Street, 4th Floor, San Francisco, CA 94105 USA, for our chat functionality.

  • Server Connections: May establish connections to servers in the USA.
  • Contracts: EU standard contractual clauses have been concluded with INTERCOM.
  • Data Protection:
    • INTERCOM is obliged to impose equivalent security standards on its subcontractors.
    • This ensures compliance with Art. 46 DSGVO.

7. Use of Cookies

We use so-called session or flash cookies on our website and applications. Cookies are text files stored in the browser on the user's computer system. When a user visits the website, a cookie may be stored to identify the user for future visits.

  • Purpose: Some functions of the website cannot be offered without the use of cookies, such as recognizing the browser after a page change.
  • No Profiling: Technically necessary cookies are not used to determine the identity of the user or to create user profiles.
  • Legal Basis: The processing of personal data through technically necessary cookies is based on Art. 6 para. 1 lit. f DSGVO.

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8. Social Media Presences

We maintain online presences on social networks and platforms to communicate with customers, interested parties, and users.

  • Platforms Integrated:
    1. Facebook:
      • Operated by Facebook Inc., Menlo Park, CA, USA.
      • For EU residents, data is processed by Facebook Ireland Ltd., Dublin, Ireland.
      • No data is exchanged with Facebook through our website unless initiated by the user.
    2. TikTok:
      • Operated by TikTok Technology Limited (Ireland).
      • Data related to TikTok usage is not exchanged through our website.
    3. LinkedIn:
      • Operated by LinkedIn Ireland Unlimited Company, Dublin, Ireland.
      • No further data exchange occurs on our site.
    4. XING:
      • Operated by New Network SE, Hamburg, Germany.
      • No further data exchange occurs on our site.
    5. Instagram:
      • Operated by Instagram Inc., Menlo Park, CA, USA.
      • For EU residents, data is processed by Facebook Ireland Ltd., Dublin, Ireland.
  • Important Note:
    Data shared or processed is subject to the terms, conditions, and data policies of the respective platforms. Interaction with our social media accounts may involve data processing.

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9. Data Protection During Applications and the Application Process

We collect and process personal data of applicants to handle application procedures.

  • Data Processing:
    • Data may be processed electronically, e.g., when submitted via email or third-party service providers like Join.com.
    • The data protection information for Join.com is available here.
  • Legal Basis:
    • Art. 6 para. 1 lit. b DSGVO (fulfillment of contractual or pre-contractual obligations).
    • Art. 9 para. 2 lit. b DSGVO (legal basis for special categories of personal data).
  • Retention of Data:
    • If no employment contract is concluded, application documents are deleted after rejection unless legitimate interests require further retention (e.g., evidence in legal proceedings under the General Equal Treatment Act).

10. Your Rights

a) Right of Access
You may request confirmation from the controller about whether personal data concerning you is being processed. If yes, you may request the following information:

  1. The purposes for which the data is processed.
  2. The categories of personal data concerned.
  3. Recipients to whom the data has been disclosed.
  4. Planned duration of data storage or criteria for determining this.
  5. The existence of rights such as rectification, erasure, or restriction of processing.
  6. Information about automated decision-making, including profiling.

b) Right to Rectification
You have the right to request the correction of inaccurate or incomplete personal data concerning you.

c) Right to Restrict Processing
Processing may be restricted if:

  1. You contest the accuracy of the data.
  2. The processing is unlawful, and you oppose erasure.
  3. The controller no longer needs the data, but you require it for legal claims.

d) Right to Erasure
You may request the erasure of personal data concerning you without undue delay if:

  1. The data is no longer necessary for the purposes collected.
  2. You withdraw consent and there is no other legal basis.
  3. You object to processing under Art. 21 DSGVO, and there are no overriding legitimate grounds.

11. Amendment of This Data Protection Notice

We reserve the right to amend this data protection notice at any time in compliance with legal requirements.
Status: September 2023

Datenschutzhinweise audiencly.com Webseite

1. Datenschutz

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzhinweise. Diese Datenschutzhinweise gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns auf unserer Webseite („Webseite“) sowie für unsere Web-Applikation (im Folgenden „Web-Applikation“ oder „Applikation“). In ihnen werden Art, Zweck und Umfang der Datenverarbeitung im Rahmen der Webseite und der Web-Applikation erläutert. Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

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2. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

„Verantwortlicher“ ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung zur Bereitstellung der Leistungen ist:

Audiencly GmbH
Duisburger Straße 44
40477 Düsseldorf

Externer Datenschutzbeauftragter der Audiencly GmbH ist:

Prof. Dr. Christian Rauda
Fachanwalt für Informationstechnologierecht
GRAEF Rechtsanwälte Digital PartG mbB
Jungfrauenthal 8
20149 Hamburg

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3. Allgemeines zur Datenverarbeitung

a) Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Applikationen, unserer Inhalte und unserer Leistungen erforderlich ist. Die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

b) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
  1. Einwilligung:
    Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage.
  2. Vertragliche Verpflichtungen:
    Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage.
  3. Rechtliche Verpflichtungen:
    Soweit eine Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.
  4. Lebenswichtige Interessen:
    Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen die Verarbeitung erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage.
  5. Berechtigte Interessen:
    Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage.
c) Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus dann erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung erfolgt auch, wenn eine gesetzliche Speicherfrist abläuft, es sei denn, es besteht eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung.

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4. Bereitstellung der Webseite und Erstellung von Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Webseite (einschließlich der Web-Applikation) erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners.

Folgende Daten werden zeitlich begrenzt erhoben:

  1. IP-Adresse des Computers,
  2. Datum und Uhrzeit des Abrufes,
  3. Name der Datei und deren URL,
  4. Status der Übermittlung (erfolgreich oder abgebrochen),
  5. Jeweils übertragene Datenmenge,
  6. Webseite, von der die Anforderung kommt,
  7. Browser, Betriebssystem und dessen Oberfläche,
  8. Sprache und Version der Browsersoftware.

Zweck und Speicherdauer:

  • Die Daten werden in den Logfiles unseres Systems gespeichert und nur zur Analyse etwaiger Störungen benötigt.
  • Löschfrist: Innerhalb von 14 Tagen.

Rechtsgrundlage:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die vorübergehende Speicherung der Daten und Logfiles.

Begründung für die Datenspeicherung:

  1. Funktionsfähigkeit: Sicherstellung der Auslieferung der Webseite.
  2. Optimierung: Verbesserung der Webseite und Systemsicherheit.
  3. Kein Marketing: Es erfolgt keine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken, und es werden keine Rückschlüsse auf Ihre Person gezogen.

Widerspruch:

Da die Speicherung der Daten für den Betrieb der Webseite zwingend erforderlich ist, besteht keine Widerspruchsmöglichkeit seitens der Nutzer.

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5. Kontakt

Sie können uns per Kontaktformular, E-Mail, Telefon oder Brief kontaktieren. Hierbei werden Ihre Angaben aus der Anfrage inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten ausschließlich zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte.

  • Rechtsgrundlage:
    Die Verarbeitung der Daten erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage überwiegt Ihr Interesse; da Sie uns schreiben, liegt eine Beantwortung ferner auch in Ihrem Interesse, und Ihnen ist bewusst, dass wir zur Beantwortung Ihrer Anfrage Ihre Daten verarbeiten müssen.
  • Vertraglicher Bezug:
    Zielt der E-Mail-Kontakt auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
  • Datenlöschung:
    Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist und der Sachverhalt abschließend geklärt wurde.

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6. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Sofern wir Daten in einem Drittland (d.h. außerhalb der Schweiz, der EU oder des EWR) verarbeiten oder dies im Rahmen der Nutzung von Drittanbietern oder der Offenlegung oder Übermittlung von Daten an Dritte geschieht, erfolgt dies nur:

  • zur Erfüllung unserer (vor-)vertraglichen Pflichten,
  • auf Grundlage Ihrer Einwilligung,
  • aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen oder
  • basierend auf unseren berechtigten Interessen.
Voraussetzungen für Datenverarbeitung in Drittstaaten:

Wir verarbeiten Daten in einem Drittland nur, wenn die Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Dies bedeutet:

  • Verarbeitung basiert auf besonderen Garantien, wie z. B.
    • Anerkanntes Datenschutzniveau (z. B. Kanada, Japan, Israel),
    • Einhaltung der EU-Standardvertragsklauseln.
    • Weitere Infos: EU-Standardvertragsklauseln.
a) Storyblok

Wir nutzen die Dienste von Storyblok GmbH, Peter-Behrens-Platz 2, A-4020 Linz, für unser CMS und CDN.

  • Serververbindungen in die USA möglich.
  • Vertrag: Wir haben einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen. Storyblok verpflichtet sich zur Einhaltung der EU-Standardvertragsklauseln.
b) Intercom

Wir nutzen für unsere Chatfunktion die Dienste von INTERCOM, Inc., San Francisco, USA.

  • Serververbindungen in die USA möglich.
  • Vertrag: EU-Standardvertragsklauseln wurden abgeschlossen. INTERCOM verpflichtet sich zur Einhaltung der Sicherheitsstandards.

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7. Verwendung von Cookies

Für den Betrieb der Webseite erforderliche Cookies

Wir nutzen sogenannte Session- oder Flash-Cookies.

  • Definition: Cookies sind Textdateien, die im Browser des Benutzers gespeichert werden. Sie enthalten eine charakteristische Zeichenkette, die den Browser bei künftigen Besuchen identifiziert.
  • Verwendung: Einige Funktionen der Webseite sind ohne Cookies nicht möglich, z. B. die Wiedererkennung nach einem Seitenwechsel.
  • Keine Profilerstellung: Die durch technisch notwendige Cookies erhobenen Daten werden nicht verwendet, um die Identität des Nutzers zu ermitteln.
  • Rechtsgrundlage: Verarbeitung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

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8. Social Media Präsenzen

Wir unterhalten Onlinepräsenzen in sozialen Netzwerken und Plattformen, um mit Kunden, Interessenten und Nutzern zu kommunizieren.

Verlinkte Netzwerke:

  1. Facebook:
    • Betreiber: Facebook Inc., USA (oder Facebook Ireland Ltd., EU).
    • Hinweis: Kein Datenaustausch über unsere Webseite.
  2. TikTok:
    • Betreiber: TikTok Technology Limited (Irland) & TikTok Information Technologies UK Limited.
    • Hinweis: Kein Datenaustausch über unsere Webseite.
  3. LinkedIn:
    • Betreiber: LinkedIn Ireland Unlimited Company.
    • Hinweis: Kein Datenaustausch über unsere Webseite.
  4. XING:
    • Betreiber: New Network SE, Deutschland.
    • Hinweis: Kein Datenaustausch über unsere Webseite.
  5. Instagram:
    • Betreiber: Instagram Inc., USA (oder Facebook Ireland Ltd., EU).

Wichtiger Hinweis:

Beim Zugriff auf die Plattformen gelten die jeweiligen Datenverarbeitungsrichtlinien und Geschäftsbedingungen der Betreiber.

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9. Datenschutz bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren

Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten von Bewerbern zur Abwicklung des Bewerbungsverfahrens.

  • Verarbeitung: Kann elektronisch erfolgen, z. B. über Join.com.
  • Rechtsgrundlage:
    • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i.V.m. Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO.
    • Bei Ablehnung: Automatische Löschung der Bewerbungsunterlagen, es sei denn, berechtigte Interessen erfordern eine längere Speicherung (z. B. Beweispflicht nach dem AGG).

10. Ihre Rechte

a) Auskunftsrecht:

Sie haben das Recht, von uns zu erfahren:

  • Welche Daten verarbeitet werden,
  • Empfänger der Daten,
  • Speicherdauer,
  • Bestehende Rechte (Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch).
b) Recht auf Berichtigung:

Korrektur oder Vervollständigung Ihrer personenbezogenen Daten.

c) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung:

Kann beantragt werden, wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist oder Widerspruch eingelegt wurde.

d) Recht auf Löschung:

Löschung personenbezogener Daten bei Widerruf der Einwilligung oder Zweckentfall.

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11. Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzbestimmungen unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben jederzeit zu ändern.
Stand: September 2023

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